Informationen zum Datenschutz über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sehr geehrte Damen und Herren,
die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sind uns sehr wichtig. Deshalb möchten wir Sie nachfolgend über die Umstände der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte als betroffene Person informieren:

I. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung:

PLIWA Hygiene GmbH
Pliwa-Str. 2
D-34323 Malsfeld-Ostheim
Tel.: +49 (0)5661 7317 13
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Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

deDATA GmbH
Habichtswalder Str. 18
34119 Kassel
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II. Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Geschäftsverhältnisses verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:

• Personenstammdaten (Name, Unternehmen/Organisation, Funktion/Position)
• Kontaktdaten (geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse)
• Vertrags- und Auftragsdaten (z. B. Angebote, Bestellungen, Liefer- und Leistungsdaten, Vertragslaufzeiten, Ansprechpartner)
• Kommunikations- und Interaktionsdaten (z. B. E-Mail-Verkehr, Telefonnotizen, Korrespondenz zu Reklamationen/Servicefällen)
• Logistik- und Versanddaten (z. B. Lieferadressen, Wareneingang/-ausgang, Versand- und Trackinginformationen)

III. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Daraus ergeben sich unter anderem folgende Zwecke zu folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, Erstellung und Abwicklung von Angeboten, Bestellungen, Lieferungen und Leistungen sowie zur Kommunikation mit Ansprechpartnern und zur Vertragsverwaltung (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung).
2. Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Dokumentationspflichten.
3. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist, insbesondere zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, zur Missbrauchs- und Betrugsprävention, zur Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie zur internen Organisation und Optimierung von Vertriebs-, Service- und Logistikprozessen.
4. Sofern wir Ihnen Informationen zu Produkten, Leistungen oder Veranstaltungen zusenden (z. B. per E-Mail), erfolgt dies entweder auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder, sofern rechtlich zulässig, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Kundenpflege und Direktwerbung; Sie können dem jederzeit widersprechen.

IV. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Person Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen, z.B. Rechenzentrumsdienstleister, Aktenvernichter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Verschwiegenheitseinhaltung sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO verpflichtet.
Daneben übermitteln wir Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern, soweit die Übermittlung zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben:

• IT-Dienstleister zur Bereitstellung und Wartung von Systemen
• Transport- und Logistikdienstleister (z.B. Speditionen und Versanddienstleistr; insbesondere soweit ein benannter Ansprechpartner für Lieferungen erforderlich ist)
• Behörden und öffentliche Stellen (z.B. Finanzbehörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten, etwa bei steuerlichen Prüfungen)

V. Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an dein Drittland

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

VI. Speicherdauer Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Nach Wegfall des Speicherungszwecks oder Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

Zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gehören beispielsweise:

• Abrechnungsunterlagen sind gemäß § 147 Abgabenordnung und § 257 HGB grundsätzlich für eine Dauer von zehn Jahren aufzubewahren
• Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren)

VII. Ihre Rechte

Ihnen stehen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit dies rechtlich möglich ist (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und betrifft keine Verarbeitungen, die zuvor erfolgt sind.

Ferner haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.